Онлайн-кассы: как в 2018 году не наступить на грабли первой волны автоматизации

К концу сентября 2017 года, по данным ФНС России, установлено 1,3 миллиона контрольно-кассовых аппаратов. Таковы итоги первого этапа.

С какими сложностями при переходе на ККТ нового образца столкнулись владельцы крупного и среднего бизнеса? Как их не повторить?

Дефицит оборудования

Те, кто заблаговременно подошел к вопросу модернизации ККТ, 1 июля 2017 года начал работать по новым правилам.

Тем не менее, проблема подключения новых кассовых аппаратов возникла: большинство предпринимателей откладывали переход до последнего. Был дефицит онлайн-касс, фискальных накопителей и, как следствие, рост цен на кассовое оборудование и сопутствующие услуги.

Чтобы ситуация не повторилась, нужно заранее планировать переход на работу с онлайн-кассами, рассчитывая, что это займет не менее 2-х месяцев.

Тут стоит отметить, что наиболее подготовленными в 2017 году к процессу автоматизации оказались владельцы предприятий, торгующие алкогольной продукцией. Им обновление кассового оборудования нужно было делать раньше — на этапе подготовки к ЕГАИС. Оптимальным решением этого вопроса, конечно, было поставить кассы, которые сразу соответствовали требованиям 54-ФЗ и ЕГАИС.

Покупка и установка

На этапе обновления кассового оборудования, владельцам бизнеса приходилось решать вопросы:

• Модернизация старого оборудования или покупка нового.

Некоторые «старые» модели ККТ могут подлежать доработке, т.е. установке в корпусе фискального накопителя (ФН) и устройства модернизации (УМ) — это блок, обеспечивающий реализацию передачу данных в ФНС.

Предприятия, где ранее использовалась ККТ, при возможности модернизовали «старые» модели, предварительно сняв их с учета в ФНС. После доработки установка ККТ проходила на общих основаниях, согласно новым положениям 54 —ФЗ.

• Вопросы, связанные с выбором провайдера, способа подключения фискальных регистраторов к интернету (Ethernet, Wi-Fi, GSM, USB). В зависимости от выбранной модели онлайн-кассы и специфики деятельности предприятия, возможны следующие способы подключения к интернету:

— проводной (Ethernet) предусматривает подключение кабеля к кассовому аппарату;

— беспроводной (WiFi) может потребоваться для мобильной кассы;

— использование GSM (GPRS, 3G, 4G) возможно при наличии встроенного модема в кассе;

— USB-кабель применяется для онлайн-касс, которые соединяются с компьютером. На ПК устанавливается программа-драйвер, которая открывает доступ к сети для кассы.

Регистрация, установка и настройка онлайн-касс

Несмотря на то, что в настоящий момент регистрацию онлайн-касс можно проводить в режиме «онлайн» на сайте ФНС, есть нюансы, которые вызывают сложности и возникает необходимость обращения к помощи специалиста.

Любая ошибка может привести к тому, что фискальный накопитель будет испорчен — а это дополнительные временные затраты и расходы (порядка 7000 рублей) на покупку нового фискального накопителя.

Поэтому совет: во избежание появления проблем во время установки и настройки кассы, совершайте все действия четко про инструкции. Или позовите спецов.

Обучение персонала

Предпринимателю надо понимать, что с появлением сложной техники в торговой точке возникает проблема обучения персонала.

В начале работы с новой системой у сотрудников неизбежно возникают вопросы, например: что делать, если возникли технические неполадки или как отправлять чек в электронном виде по просьбе покупателя и другие. Если при покупке ККТ предлагается услуга круглосуточной технической поддержки, — это будет хорошим решением проблемы.